ใช้เวลากับเจ้านายให้คุ้มค่าที่สุด

การพบปะพูดคุยกับเจ้านายเป็นส่วนสำคัญของความก้าวหน้าในอาชีพการงานของคุณ ดังนั้นคุณต้องใช้การประชุมแบบตัวต่อตัวให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานจากทางไกล

“การสนทนาเหล่านี้ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับงานและการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จเท่านั้น แต่ยังเป็นโอกาสสำหรับคุณในการเชื่อมต่อกับเจ้านายของคุณและปรับปรุงความสัมพันธ์” Hallie Crawford โค้ชอาชีพกล่าว “นอกเหนือจากเป้าหมายที่ยากหรือจับต้องได้ที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในระหว่างการประชุม คุณยังอาจมีเป้าหมายที่นุ่มนวล เช่น การสร้างความสามัคคีให้มากขึ้น”

ต่อไปนี้คือวิธีการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมกับเจ้านายของคุณ

ตั้งวาระ

หากคุณเป็นผู้เริ่มการประชุม ครอว์ฟอร์ดแนะนำให้ส่งคำขอผ่านอีเมล ซึ่งรวมถึงรายการหัวข้อย่อยสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูดคุยและช่วงเวลาที่คุณว่าง

“คุณต้องการทำให้พวกเขากำหนดเวลากับคุณได้ง่าย” เธอกล่าว พร้อมเสริมว่าคุณไม่ต้องการยัดเยียดประเด็นการพูดคุยมากเกินไปในการประชุม

“มันอาจจะเป็นห้าถึงเจ็ดหัวข้อขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องพูดคุยเกี่ยวกับแต่ละหัวข้อมากน้อยเพียงใดภายในหนึ่งชั่วโมง” ครอว์ฟอร์ดกล่าว “ถ้าคุณขอแค่ครึ่งชั่วโมงก็อาจจะสามถึงห้าหัวข้อ แต่ 10 เรื่อง…นั่นคงไม่ใช่เรื่องจริง”

หากเจ้านายของคุณต้องการเรียกประชุม ก็สามารถยืนยันและขอข้อมูลเพิ่มเติมได้

“ตอบกลับมา: ‘ใช่ ฉันอยากจะทำอย่างนั้น คงจะดีมาก มีหัวข้อใดที่คุณต้องการกล่าวถึงเป็นพิเศษเพื่อที่ฉันจะได้เตรียมพร้อมหรือไม่’ ค้นหาว่าเจ้านายของคุณมีวาระอะไร แต่สร้างระเบียบวาระการประชุมของคุณเองด้วย” แมรี่ แอบบาเจย์ ประธานและซีอีโอของ Careerstone Group กล่าว

ให้เป็นไปตามแผน

พิมพ์หรือจดรายการหัวข้อของคุณเพื่อเตือนทุกสิ่งที่คุณต้องการครอบคลุม หากคุณเรียกประชุม ถือเป็นความรับผิดชอบของคุณในการติดตามเวลาและดำเนินการต่างๆ

หากเจ้านายของคุณเริ่มหันเหออกจากหัวข้อ แอบบาเจย์แนะนำให้พูดบางอย่างเช่น “โอ้ น่าสนใจจริงๆ แต่ฉันขอกลับมาที่หัวข้อนี้สักครู่ได้ไหม ฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันชัดเจน”

“คุณต้องยอมรับสิ่งที่พวกเขาพูดอย่างสุภาพและทางการฑูต จากนั้นจึงพูดว่า: ”ก่อนหมดเวลา ฉันต้องพูดถึงสามสิ่งนี้จริงๆ’”

แต่ยังพร้อมที่จะหมุน

ในขณะที่คุณอาจมีวาระการประชุม เจ้านายของคุณอาจมีลำดับความสำคัญเร่งด่วนกว่าที่จะหารือ ดังนั้นจงเตรียมพร้อมที่จะเปลี่ยน

หากดูเหมือนว่าผู้จัดการของคุณจะกลับมาที่ Project X ต่อไป แต่คุณหวังว่าจะพูดคุยเกี่ยวกับ Project Y และเวลาของคุณกำลังจะหมดลง Crawford แนะนำให้พูดว่า: “ฉันสังเกตเห็นว่าเรามีเวลาเหลือเพียง 15 นาทีและฉันจะทำจริงๆ ชอบที่จะสามารถพูดคุยเกี่ยวกับโครงการ Y อะไรดีที่สุดสำหรับคุณ เราควรพูดถึง X ต่อไปหรือไม่”

เฉพาะเจาะจง

หากคุณกำลังมองหาข้อเสนอแนะในระหว่างการประชุม อย่าถามอย่างกว้างๆ ว่าคุณกำลังเป็นอย่างไรบ้าง แต่ให้ลองทำสิ่งที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น: “คำติชมใดๆ สำหรับฉันเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ X ฉันสงสัยเป็นพิเศษว่าคุณคิดอย่างไรกับการแนะนำนี้” อับบาเจย์แนะนำ